Zehn Fragen zum Zugang wichtiger E-Mails im Geschäftsleben

Eine E-Mail ist schnell versandt. Und preiswerter als ein Brief mit Porto ist sie sowieso. Aber was passiert, wenn der Empfänger sagt, die E-Mail sei nie bei ihm angekommen? Raphael Pfleghar, Rechtsanwalt bei Menold Bezler in Stuttgart, erklärt, wann eine E-Mail im Geschäftsleben als zugegangen gilt, wer im Streitfall beweisen muss, dass sie angekommen ist – und wie Unternehmen bei besonders wichtigen Nachrichten vorsorgen können.

Raphael Pfleghar von der Kanzlei Menold Bezler (Foto: PR/Menold Bezler)

1.  Unternehmen verlassen sich täglich auf E-Mails und verschicken ihre Rechnungen oder sonstige Briefe mit Fristen online. Viele gehen davon aus, dass der Empfänger die E-Mails bekommen und gesehen hat, sobald sie ihren Postausgang verlassen hat und keine Fehlermeldung kommt. Stimmt die Annahme?

Rechtlich betrachtet ist diese Sichtweise keineswegs selbstverständlich. Eine E-Mail gilt erst dann als zugegangen, wenn sie tatsächlich auf dem Mailserver des Empfängers eingegangen ist. Ob und wann das der Fall ist, kann der Absender häufig nicht ohne Weiteres prüfen.

2. Genügt es, dass die E-Mail auf dem Mailserver des Empfängers eingeht – oder muss der Empfänger sie auch geöffnet und gelesen haben?

Der Eingang auf dem Mailserver reicht aus. Der Empfänger muss die E-Mail weder geöffnet noch gelesen haben, damit ein wirksamer Zugang vorliegt. Entscheidend ist allein, dass er die E-Mail abrufen kann. Es ist wie mit Briefpost. Nur weil ich einen wichtigen Brief nicht öffne und lese, kann ich die von ihm ausgehenden Rechtsfolgen nicht verhindern: man muss etwa seine Rechnung bezahlen und Fristen laufen. Andernfalls könnte man sich denkbar einfach lästigen Verbindlichkeiten entziehen.

3. Und was ist, wenn die E-Mail spätabends, am Wochenende oder an einem Feiertag auf dem Mailserver des Adressaten ankommt? Muss ein Unternehmen seinen Posteingang rund um die Uhr überwachen?

Diese Frage ist noch nicht abschließend geklärt. Der Bundesgerichtshof hat bislang nur entschieden, dass E-Mails innerhalb der üblichen Geschäftszeiten als zugegangen gelten, sobald sie auf dem Mailserver des Empfängers abrufbar sind. Zwar haben einige Gerichte bereits geurteilt, dass E-Mails, die zu Unzeiten oder außerhalb der üblichen Geschäftszeiten eingehen, erst am Folgetag zugehen. Eine gefestigte Rechtsprechung gibt es hierzu allerdings noch nicht. Aus meiner Sicht kann bei Unternehmen nicht ernstlich damit gerechnet werden, dass sie Tag und Nacht sämtliche E-Mail-Konten im Blick behalten.

4. Welche Bedeutung hat eine Urlaubsabwesenheit des Empfängers? Kann der Empfänger mit einer Abwesenheitsnotiz den Zugang einer E-Mail hinauszögern?

Nein. Ist der Empfänger abwesend wegen Urlaubs, hat das keine Auswirkungen auf den Zugang einer E-Mail. Die E-Mail gilt auch während seines Urlaubs als zugegangen. Der Absender muss schließlich auch dann wichtige Erklärungen zuschicken können, wenn der Adressat im Urlaub ist.

5. Was passiert, wenn eine wichtige E-Mail im Spam-Ordner des Empfängers landet? Trägt dieses Risiko der Absender oder muss der Empfänger seinen digitalen Briefkasten samt Spam-Ordner laufend im Blick haben?

Üblicherweise funktionieren Spam-Filter sehr zuverlässig und sortieren nur unerwünschte E-Mails aus. Deshalb überprüfen viele Nutzer ihren Spam-Ordner, wenn überhaupt, nur unregelmäßig. Rechtlich kann sich das rächen. Wer seine E-Mail-Adresse im Rechts- und Geschäftsverkehr angibt oder sie zu diesem Zweck bereits genutzt hat, muss nach der Rechtsprechung auch seinen Spam-Ordner auf fehlgeleitete Nachrichten kontrollieren. Manchmal verlangen Gerichte sogar eine tägliche Kontrolle des Spam-Ordners, damit versehentlich aussortierte E-Mails rechtzeitig entdeckt und zurückgeholt werden.

6. Macht es einen Unterschied, ob die entscheidende Nachricht in der E-Mail selbst steht oder nur in einem Anhang?

Ja, das kann tatsächlich einen Unterschied machen. Jedenfalls dann, wenn der Empfänger den Absender nicht kennt, kann von ihm wegen des Virenrisikos nicht verlangt werden, einen Dateianhang zu öffnen. Einige Gerichte haben den Zugang einer Nachricht per E-Mail in solchen Fällen bereits verneint.

Etwas anders kann gelten, wenn der Absender sehr wohl davon ausgehen kann, dass der Empfänger auch die Erklärung im Angang zur Kenntnis nimmt, etwa weil der Empfänger den Absender kennt und auf eine entsprechende Nachricht wartet. Eine klare Linie hat sich in der Rechtsprechung bislang noch nicht herausgebildet. Wer als Absender auf Nummer sicher gehen will, sollte die maßgebliche Erklärung daher unmittelbar im Text der E-Mail und nicht nur in einem Anhang übermitteln.

7. Wer muss im Streitfall beweisen, dass eine E-Mail beim Empfänger eingegangen ist? Oder anders gefragt: Kann sich der Adressat einfach darauf berufen, die Mail sei „nie angekommen“?

Nein, der Absender muss beweisen, dass die betroffene E-Mail angekommen ist. Deshalb sehen sich Gerichte in vielen Fällen zunächst mit der pauschalen Behauptung des vermeintlichen Empfängers konfrontiert, die E-Mail sei nie angekommen. Ist die E-Mail tatsächlich doch zugegangen, sollte sich der Empfänger so eine Behauptung allerdings gut überlegen. Ein bewusst unwahrer Vortrag beim Gericht kann nämlich den Tatbestand des Prozessbetrugs erfüllen.

8. Wie kann der Absender überhaupt beweisen, dass seine E-Mail dem Empfänger zugegangen ist? Hilft ihm eine Lesebestätigung im Streitfall?

Der Erhalt einer Lesebestätigung kann ein wichtiges Indiz für den Zugang der E-Mail sein und sogar einen Anscheinsbeweis begründen. Dann kann der Adressat nicht mehr pauschal bestreiten, dass die E-Mail nicht angekommen sein. Doch im Alltag hilft eine Lesebestätigung trotzdem nur selten weiter, weil der Empfänger sie ablehnen oder ignorieren kann.

Antwortet der Empfänger jedoch inhaltlich auf die E-Mail, bestätigt er damit auch deren Zugang. Daneben können technische Nachweise, insbesondere Protokolle des Postausgangsservers, als Beweismittel dienen. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass diese Daten überhaupt noch verfügbar sind.

9. Wenn der Empfänger den Zugang bestreitet und der Absender den Zugang nicht beweisen kann: Hat der Absender dann praktisch verloren?

So ärgerlich dies im Einzelfall auch sein mag: Die Erklärung gilt dann rechtlich als nicht zugegangen. Der Absender kann sich auf die Rechtsfolgen, die an den Zugang der Erklärung geknüpft sind, nicht berufen. Damit kann die Grundlage für die Durchsetzung oder Abwehr eines Anspruchs wie ein Kartenhaus in sich zusammenfallen.

10. Wann sollte sich ein Unternehmen nicht allein auf den E-Mail-Versand verlassen? Gibt es Erklärungen, die nichts in einer E-Mail verloren haben?

Steht von vornherein fest, dass es entscheidend auf den rechtzeitigen Zugang einer Erklärung ankommt, und besteht die Gefahr, dass der Empfänger den Zugang später bestreitet, ist das Verschicken einer E-Mail immer mit erheblichen rechtlichen Risiken verbunden. Ich rate in solchen Fällen vom bloßen Absenden einer E-Mail ab. Wenn es wirklich wichtig ist, bietet dem Absender nur die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher oder einen Boten – der auch den Inhalt der Erklärung kennt -, Rechtssicherheit. Die damit verbundenen Kosten halten sich in der Praxis übrigens meist in Grenzen.