Katja Nettesheim ist KI-Expertin, sie begleitet Unternehmen bei der KI-Transformation mit Beratung Mediate Group mit Tools wie Culcha, einer App zur Verhaltensveränderung in der Transformation. Nettesheim zeigt anhand von zwei Beispielen, wie sich Unternehmen in der Transformation jetzt verhalten sollten.

KI-Fahrplan | Teil 1 

Zwei Beispiele von Unternehmen in der Transformation, zwei Fahrpläne: Welche 10 KI-Schritte für die jeweilige Lage richtig sind.

Beispiel Eins: Zehn Schritte zu sicherer Nutzung für alle, wenn ein Teil der Belegschaft längst mit KI arbeitet (nur ohne Regeln

Es gibt ungesehene Vorreiter: Knapp drei von zehn Beschäftigten, die KI beruflich nutzen, arbeiten mit Werkzeugen, die ihnen nicht ihr Arbeitgeber bereitgestellt hat. Das stellt das Institut der Deutschen Wirtschaft (IW) fest. Man nennt das Schatten-KI. Dabei können Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse – schlecht gesichert – in fremden Systemen landen.

Der Rest der Belegschaft weiß hingegen nicht, was er mit KI darf und was von ihm erwartet wird. Aus Unsicherheit lassen sie die Finger davon nach dem Motto #teufelszeug.

Der Führungsinstinkt sagt: Alle sofort schulen!

Eine Schulung für alle wäre aber in dieser Lage zu früh, weil noch niemand festgelegt hat, was gilt und ob sie für Viele noch nicht relevant wäre. Zuerst braucht es auf das Unternehmen abgestimmte Regeln, die die Nutzung sicher machen, und überhaupt die Möglichkeit zur Nutzung für alle. Erst danach hat es Sinn, zu lernen, was Mitarbeiter dürfen und sollen.

Fahrplan:

Für die Vorreiter: erst zuhören, dann absichern

 

1. Zusagen, dass die bisherige inoffizielle Nutzung keine Folgen hat Stattdessen klar machen, dass diese Workarounds wichtige Informationen für die Geschäftsführung und die KI-Strategie bieten. Und bitte auf keinen Fall direkt verbieten – Verbote treffen laut IW vor allem die engagierten Beschäftigten.
2. Nach Nutzung fragen
   Fragen Sie – oder besser noch ein Externer – anonym, welche Aufgaben ihre  Leute bisher mit KI erledigen und mit welchem Werkzeug. Zusätzlich kann gegebenfalls die IT zusammengefasst, ohne Personenbezug, auswerten, welche KI-Dienste im Firmennetz aufgerufen werden. Abgestimmt mit dem Betriebsrat, soweit vorhanden.
3. Von den Vorreitern lernen und sie absichern
   Fragen Sie nach Freiwilligen und lassen Sie sich von ihnen zeigen, wofür sie KI heute schon erfolgreich einsetzen und wo die KI Fehler macht. Im Gegenzug erfahren Vorreiter, wie sie mit Unternehmensdaten verantwortungsvoll umgehen, wie anonymisiert werden kann und wie man Ergebnisse prüft. Gemeinsam entwickeln sie daraus eine zugelassene und praktikable KI-Lösung.

Die Führung: Eigene Klarheit schaffen, bevor sie Regeln setzt

4. Die Spitze arbeitet selbst mit KI
   Stellen Sie Impulse bereit für die Geschäftsführung und, wo vorhanden, den Beirat oder Aufsichtsrat, damit diese KI an eigenen Aufgaben ausprobieren und danach Nutzen und Risiken beurteilen können. Manche an der Spitze gehören übrigens selbst zu den Vorreitern: Laut IW greifen KI-nutzende Führungskräfte häufiger zu Schatten-KI als Beschäftigte ohne Führungsverantwortung.
5. Die Richtung festlegen
   Ohne eigene Nutzung kann keine Strategie richtig sein, da das Gefühl für die Wirkmacht von KI fehlt. Danach können (und müssen!) die wichtigen stretegischen Fragen beantwortet werden: Für welches Ziel will das Unternehmen KI einsetzen? Für welche Aufgaben, dementsprechend, und für welche nicht? Für den Anfang reichen ein paar Sätze. Hauptsache, alle in der Führung stehen dahinter und alle im Unternehmen verstehen sie.
6. Die Nutzungsregeln auf eine Seite schreiben
   Welche Daten sind tabu, wie wird KI-Nutzung gekennzeichnet, welche Mindestanforderungen an Qualität und menschliches Engagement werden gestellt, wie werden Ergebnisse geprüft, und wer steht dafür gerade? Datenschutz und Betriebsrat sollten von Anfang an mit am Tisch sitzen.
7. Sicheres Werkzeug bereitstellen
   Solange es kein freigegebenes KI-Tool gibt, bleiben die privaten Konten der Mitarbeiter im Einsatz – mit dem damit verbundenen Risiko. Mit einem freigegebenen Werkzeug steigt die Nutzung, Sie haben mehr Kontrolle, verhindern Datenabfluss und ermöglichen, dass die Regeln aus Schritt sechs eingehalten werden.

Für die Belegschaft: Sagen, was gilt

8. Führungskräfte befähigen, die Regeln zu erklären
   Die zweite Führungsebene muss KI ebenfalls selbst nutzen, um der KI-Strategie Flügel zu verleihen (und die Fragen ihrer Teams beantworten zu können). Sie müssen also KI-kompetent werden und immer wieder erläutern, wie sie selbst KI sicher einsetzen, ihre Anwendungsfälle genauso wie ihre Absicherungsmechanismen.
9. Allen sagen, was sie dürfen und sollen
   Richtung, Regeln und Werkzeug gehören in eine kurze Botschaft der Geschäftsführung. Konkrete Beispiele aus dem eigenen Haus machen sie verständlich. Eine Gegenüberstellung von bisherigem und erwünschtem Verhalten („von …. zu ….“) verdeutlicht das zusätzlich. Und dann: Wiederholen, wiederholen, wiederholen!
10. Jetzt erst alle schulen
    Erst jetzt lohnt sich die KI-Schulung für die ganze Belegschaft, weil sie auf Richtung, Regeln und Werkzeug aufbauen kann. Am besten durch ausgewiesene Experten, aber mit den Use Cases des Unternehmens. Die Vorreiter aus Schritt 3 helfen dabei als Ansprechpersonen in Ihren Teams.

Eine Schulung als erste Maßnahme wäre Geld- und Zeitverschwendung. Aber noch mehr: Das falsche Format zur falschen Zeit kostet auch Glaubwürdigkeit und Veränderungsbereitschaft, denn jede nächste KI-Initiative muss dann erst gegen die Enttäuschung aus der letzten ankämpfen.

Wählen Sie Ihre ersten Maßnahmen daher klug aus!

 

Im zweiten Teil geht es um die Lage, in der die Strategie schon vorhanden ist, aber im Arbeitsalltag kaum ankommt.

KI-Fahrplan | Teil 2 

Zwei Beispiele von Unternehmen in der Transformation, zwei Fahrpläne: Welche zehn KI-Schritte für die jeweilige Lage richtig sind.

Zehn Schritte zu guten KI-Angewohnheiten, wenn die KI-Strategie steht, aber im Arbeitsalltag nicht umgesetzt wird

Der Fall: Die KI-Nutzung steigt, ist aber noch nicht Teil des Arbeitsalltags: Laut Bitkom nutzen zwar 48 Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland KI bei der Arbeit, täglich sind es aber nur acht Prozent.

Genau dieser Unterschied bestimmt den Nutzen. Wer KI täglich nutzt, spart laut einer Auswertung verschiedener US-Universitäten vier Stunden oder sogar mehr pro Woche. Wer sie nur gelegentlich nutzt, spart kaum etwas.

Der Führungsreflex: Ansprachen. Appelle allein helfen aber nicht beim Erreichen des Ziels, KI zur täglichen Gewohnheit zu machen, zuerst in der Führung und dann in den Teams.

Dazu brauch es klügerer Maßnahmen, unter Berücksichtigung der Erkenntnisse aus Neurowissenschaften und Psychologie:

Fahrplan:

Den Ausgangspunkt und Hebel bestimmen

1. Messen, wie viele Mitarbeitende KI täglich nutzen
   Dafür reicht eine kurze anonyme Umfrage oder die nicht personenbezogenen Nutzungsdaten der eingeführten KI-Werkzeuge (gegebenfalls in Abstimmung mit dem Betriebsrat). An dieser Zahl messen Sie den Erfolg aller weiteren Schritte.
2. Wo liegen die Hebel für mehr Nutzung?
   Lebt die Führung KI-Nutzung nicht vor, fehlt die Zeit, gibt es Sorgen in der Belegschaft, oder bremsen Datenschutz und Mitbestimmung (echt oder gefühlt)? Fragen Sie dies mit ab – je nach Antwort liegt der Schwerpunkt bei den folgenden Schritten woanders.

Gewohnheiten beginnen bei der Führung

3. Führungskräfte müssen KI täglich nutzen
   In einer Befragung von rund 6.000 Führungskräften lag die eigene KI-Nutzung nur bei anderthalb Stunden pro Woche – das ist viel zu wenig. Teams orientieren sich an dem, was ihre Führungskraft tut.
4. Bei den eigenen Zeitfressern anfangen
   Führungskräfte bleiben dran, wenn KI ihnen spürbar Arbeit abnimmt, schon bei so einfachen Tätigkeiten wie dem Beantworten von E-Mails oder der Vorbereitung von Terminen. Organisieren Sie also Formate wie Hackathons oder KI-Sparrings, welche die Zeitfresser der Führungskräfte mit KI beseitigen. Denken Sie ferner darüber nach, wie Sie die KI-Nutzung für bestimmte Aufgaben systemseitig erzwingen können.
5. Sichtbar mit und über KI lernen
   Führungskräfte zeigen in verschiedenen Formaten (KI-Stunde, Teammeetings, usw.), wofür sie KI genutzt haben, auch wenn etwas nicht geklappt hat. Damit ist klar, dass Ausprobieren erwünscht ist, und die gegebenenfalls auftretenden Fehler aber nicht schlimm sind, solang man daraus lernt.

Gewohnheiten in den Teams verankern

6. Pro Team zwei oder drei wiederkehrende, einfache Aufgaben wählen Gewohnheiten entstehen an Aufgaben, die jede Woche oder besser noch jeden Tag anfallen. Die Teams wählen sie selbst, die Führungskraft – die nach Schritt drei diesen Prozess selbst schon durchlaufen hat – hilft dabei. Experten geben die einfachste Lösung an die Hand und erweitern damit die KI-Kompetenz.
7. Jede dieser Aufgaben an einen festen Anlass binden
   Zum Beispiel entsteht jedes Protokoll des Teammeetings mit KI, oder jeder Kundentermin wird mit KI vorbereitet (gegebenfalls mittels eines von Ihnen vorbereiteten Agenten, den alle nutzen, weil er so viel Zeit spart? Das paart Effizienz mit Prozessqualität). Je fester der Anlass, desto schneller wird aus dem Ausprobieren eine Routine.
8. Sorgen offen besprechen
   Wer fürchtet, sich mit KI überflüssig zu machen, baut keine Gewohnheit auf. Eine ehrliche Antwort der Führung, auch ein „Das wissen wir noch nicht“, senkt diese Hürde. Umgekehrt hilft ein „Feiern“ der Anwendung von KI, das neue Verhalten in eine Gewohnheit zu überführen. Z.B. über ein Lob, eine „KI-Held:in der Woche“-Auszeichnung oder Ähnliches.

Gewohnheiten absichern

9. Die Regeln für die Breite klären
   Neue KI-Gewohnheiten, die sich in einem Team bewährt haben, sollten weiter in andere Teams transportiert werden, Aber Vorsicht: Was bei den ersten Fällen kaum auffiel, braucht bei Hunderten Nutzenden eine saubere Regelung mit Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat. Diese Absicherung hilft auch der Routine bei zögerlichen Anwendern.
10. Erneut messen und Erfolge zeigen
    Vergleichen Sie die tägliche Nutzung alle paar Wochen mit der Zahl aus Schritt eins. Lassen Sie Teams, bei denen es funktioniert, selbst davon erzählen. Und feiern Sie auch aus der Geschäftsführung die Fortschritte Ihrer Teams.

Wiederholte Ansprachen hingegen stumpfen sich ab und wirken, wenn nicht gleichzeitig eine intensive KI-Nutzung seitens der Führung sichtbar ist, sogar kontraproduktiv. Daher gilt auch hier: Das falsche Format zur falschen Zeit kostet Glaubwürdigkeit und Veränderungsbereitschaft. Denn jede nächste KI-Initiative muss dann erst gegen die Enttäuschung aus der letzten ankämpfen.

Wählen Sie Ihre Maßnahmen daher klug aus!